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信息化环境下档案整理理论研究

自19世纪档案学诞生以来,档案整理一直处于档案学研究的核心位置,档案学的基础理论来源原则、全宗理论等都源自档案整理。20世纪中叶以来,以计算机技术为核心的信息技术改变着社会生产生活的方式,档案整理处于信息化环境下,也不断发展、变革。<br>  文章从档案整理工作实践的历史演变出发,将档案整理划分为“古代多元载体的档案整理、纸质档案时代的档案整理、近现代代多型载体的档案整理、早期计算机环境下的档案整理”四个阶段,以历史主义的思维去分析档案整理的信息化趋势,进而探讨信息化环境下档案整理理论的变革内涵。<br>  档案整理理论的变革表现... 自19世纪档案学诞生以来,档案整理一直处于档案学研究的核心位置,档案学的基础理论来源原则、全宗理论等都源自档案整理。20世纪中叶以来,以计算机技术为核心的信息技术改变着社会生产生活的方式,档案整理处于信息化环境下,也不断发展、变革。
  文章从档案整理工作实践的历史演变出发,将档案整理划分为“古代多元载体的档案整理、纸质档案时代的档案整理、近现代代多型载体的档案整理、早期计算机环境下的档案整理”四个阶段,以历史主义的思维去分析档案整理的信息化趋势,进而探讨信息化环境下档案整理理论的变革内涵。
  档案整理理论的变革表现在多个方面,文章首先从“卷”改“件”进行阐述,指出“卷”改“件”是顺应信息化环境下档案整理工作需要的结果。以“件”为单位,适应了文档一体化的趋势,因此,文章详细的阐述了文档一体化的理论依据——文件生命周期理论,及其补充理论——文件连续体理论。文件生命周期理论在电子文件时代仍然适用,其中以“全程管理”“前端控制”为核心的思想,在信息化环境下具有重要的指导意义。随着电子政务等信息管理系统更大范围的普及,这种“全程管理”“前端控制”的思想,直接反映在文档信息系统中,没有这种思想,电子文件的整理将出现巨大的障碍。
  整理原则的探讨一直是档案整理理论的重要话题,来源原则长期占据统治地位,然而一种“档案物质实体双重构成”的理论提出后,“二元档案”实践体系被发现,所谓“二元档案”实践体系,就是指档案整理由“档案实体整理”和“档案信息整理”构成,一种被称为“历史原则”原则的整理原则被提出。“历史原则”认为档案的历史联系是多维的,包括来源联系、事由联系、时间联系多个维度,然而文章从“历史主义”和“逻辑主义”的不同角度出发,指出不能将“事由”和“内容”混为一谈,并认为“事由联系”其实是一种逻辑联系,由此引出了档案的“历史联系”和“逻辑联系”的讨论,并重新审视了“事由原则”和“来源原则”,最终提出了“历史主义和逻辑主义统一”的档案整理观。
  在这种整理观中,档案被认为是由“档案实体”和“档案联系”构成,遵循“档案物质实体双重构成”理论,“档案联系”被固化在一定的实体之上,形成“档案联系的记录”。“档案联系”包括“历史联系”和“逻辑联系”,在信息化环境下,档案实体的存储位置不是人工可控的,因此档案整理不再重点关注“档案实体”的整理,而是主要关注“档案联系”的整理。大数据时代,这种重点的转变有了实践的技术基础,文章提出了一种“档案联系”的“索引”思维,认为档案整理就是构建“档案联系的索引”的过程。据此,文章提出了一种大数据时代的“档案整理2.0”的构想,并对该构想做了详细的阐述。

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