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客体全宗在综合档案馆的应用研究——以天津市为例

一般情况下,为了全面反映在本地域内所进行的各种人类社会实践活动,综合档案馆内都是以全宗为基本单位对档案加以保管的。但近年来,一种不以主体机关为核心组织全宗的现象在综合档案馆中逐渐出现,并已经普遍存在。在不同社会活动领域中产生的各种档案,由于其形成过程和来源的不同,它们所组成的全宗往往具有以前的全宗所没有的新属性。不同类型档案的具体形成过程是有差异的,导致了不同档案之间本质有机联系的具体表现形式也各不相同。<br>  何嘉荪教授和冯惠玲教授首先提出的主体全宗和客体全宗的理论认为,文件在社会活动过程中形成,社会活动过程... 一般情况下,为了全面反映在本地域内所进行的各种人类社会实践活动,综合档案馆内都是以全宗为基本单位对档案加以保管的。但近年来,一种不以主体机关为核心组织全宗的现象在综合档案馆中逐渐出现,并已经普遍存在。在不同社会活动领域中产生的各种档案,由于其形成过程和来源的不同,它们所组成的全宗往往具有以前的全宗所没有的新属性。不同类型档案的具体形成过程是有差异的,导致了不同档案之间本质有机联系的具体表现形式也各不相同。
  何嘉荪教授和冯惠玲教授首先提出的主体全宗和客体全宗的理论认为,文件在社会活动过程中形成,社会活动过程就成为文件(档案)的真正来源。一个特定的社会活动过程是由主体和客体两极构成的,所以将档案组织成全宗的时候,既可以以社会活动的主体为核心组成主体全宗,也可以以社会活动的客体为核心组织成客体全宗。传统的“来源于同一行政机关或者……”的来源联系已经不适应社会发展的需要,现在的来源联系应扩展为来源于同一活动过程的档案之间的联系,同一形成者只是同一活动过程的一种外在表现形式。应该把同一活动过程的内在联系以及此活动中形成的档案之间的有机联系来全面认识来源原则并作为全宗理论的立足点。
  通过对天津市区县档案馆进行的走访调研、研究其全宗目录、对工作人员的访问、对档案馆日常工作的观察以及对档案馆库房排架等的实地考察,本文对综合档案馆中的全宗设置情况作出如下判断:主客体全宗界限不明、非主体全宗的数量不容忽视、客体全宗有多种多样的存在形式等。在非主体全宗中,主要有两种形式:重大政策、活动档案以及专业档案,本文笔者认为,重大活动档案在进馆后应当单独设立以客体事物为核心的独立全宗,而专业档案因其特殊性质,不宜在综合档案馆中单独设立全宗。本文同时还结合了美国国家综合档案馆网站上的相关内容,参考其国家综合档案馆的全宗设置,给我国的综合档案馆全宗设置提供借鉴,并且在最后对客体全宗立档单位的构成条件进行了重新的定义,认为,客体全宗的立档单位应该是在一定的专业领域或者级别、层次、范围内具有完整性,并能独立完成特定功能且具备相当规模的客体事物。
  

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