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合肥市政府部门档案数字业务外包的调查与思考

信息化是现代社会发展的趋势,信息技术也已经深入到人们生活工作的各个方面。在生活上,信息技术给人们带来了更多的便利;在工作上,信息技术使得办公自动化和无纸化成为现实。信息技术已经逐渐应用于各行各业,档案领域也不例外。现如今,加快推进档案的信息化建设是各档案机构的首要任务,档案数字化加工作为档案信息化建设的关键环节显得尤为迫切。档案部门急需开展档案数字化工作,却又在独自进行时遇到诸多难题。人力、物力、技术的缺乏以及出于对成本的考虑,很多档案部门选择将档案数字化加工业务外包出去。外包公司拥有充足的人力资源,数字化加工的所... 信息化是现代社会发展的趋势,信息技术也已经深入到人们生活工作的各个方面。在生活上,信息技术给人们带来了更多的便利;在工作上,信息技术使得办公自动化和无纸化成为现实。信息技术已经逐渐应用于各行各业,档案领域也不例外。现如今,加快推进档案的信息化建设是各档案机构的首要任务,档案数字化加工作为档案信息化建设的关键环节显得尤为迫切。档案部门急需开展档案数字化工作,却又在独自进行时遇到诸多难题。人力、物力、技术的缺乏以及出于对成本的考虑,很多档案部门选择将档案数字化加工业务外包出去。外包公司拥有充足的人力资源,数字化加工的所需的各种设备仪器以及相应的信息技术。档案业务外包公司将档案数字化加工作为其主营业务,并不断加强技术管理与创新,形成核心竞争力。随着外包公司业务的增多,其经验也越来越丰富,专业程度也越来越高,业务对象也从一些小企业转向政府机关。但是,在业务外包的过程中,由于档案的特殊性质以及外包公司和档案部门的经营目的不同,仍存在一些问题。因而,本文选择以合肥市政府部门档案数字化业务外包为例,在深入调查的基础上,分析外包过程中所存在的问题,并提出相应的解决对策。
  档案数字化业务外包出现的时间较短,尚未成熟。由于档案数字化业务外包直接影响到档案信息化建设的质量,因此,研究档案数字化业务外包的现状、发现其中的问题并探讨其解决对策对于提高档案数字化业务外包的质量,又快又好的开展档案信息化建设具有非常重要的参考意义。基于此,文章首先定义了档案数字化业务外包的概念,并介绍档案数字化业务外包的特点、模式、必要性以及可行性。然后,重点对合肥市政府部门档案数字化业务外包的情况调查与分析。文章以合肥市蜀山区档案数字化业务外包、合肥市经济技术开发区人才市场干部档案业务外包以及合肥市经济技术开发区域建档案项目外包为例,以问卷调查、访谈的形式对于这些外包项目的总体概况,过程管理,以及验收情况进行逐一调研。通过亲身实习,以及调研结果,笔者发现合肥市政府档案部门在将数字化业务外包过程中,具有一定的经验,比如,档案部门会选择资质良好并且经验丰富的外包商承担外包业务,在档案库房附近预留外包工作场所,方便加工,在外包过程中设置专门档案管理人员进行管理,并向外包工作人员一定的培训。但是同时在外包中也存在一定的问题。比如,由于种种原因,档案管理人员未能开展有效的监督和管理,外包工作人员的专业素质较低,档案信息安全和实体安全不能得到保障,外包方和档案部门的沟通出现问题,并削弱了档案人员学习和创新的能力。
  针对以上问题,笔者提出了相应的解决对策,认为可以从以下方面提高档案数字化业务外包的质量。第一,要加强档案的有效监督和管理,充分发挥档案管理人员的职能。第二,定期对外包工作人员培训,以提高其业务能力。第三,业务外包时要做好档案保密工作,保证档案的安全。第四,加强档案部门和外包公司的有效沟通,提高工作效率。第五,通过培训方式加强档案管理人员的学习和创新能力。

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