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数字档案管理流程再造研究

随着社会信息化、网络化发展的不断深入,档案领域数字化来势汹涌。社会生产各部门的办公自动化和信息化,制造出数量巨大的电子文件、电子公文及各类具有档案价值的电子信息记录,一般将其总称为数字档案。为了对高速增长的数字档案进行有效的管理和开发,满足各方用户更新颖多样的利用需求,越来越多的档案机构都开始投身数字化当中。随之出现了一批复合型档案馆甚至是专门的数字档案馆,用以对数字档案进行更为专业和全面的管理。目前,在档案管理机构中,数字档案在馆藏档案总量中所占比重较过去呈现持续的增长,如何对数字档案进行科学有效的管理成为档... 随着社会信息化、网络化发展的不断深入,档案领域数字化来势汹涌。社会生产各部门的办公自动化和信息化,制造出数量巨大的电子文件、电子公文及各类具有档案价值的电子信息记录,一般将其总称为数字档案。为了对高速增长的数字档案进行有效的管理和开发,满足各方用户更新颖多样的利用需求,越来越多的档案机构都开始投身数字化当中。随之出现了一批复合型档案馆甚至是专门的数字档案馆,用以对数字档案进行更为专业和全面的管理。目前,在档案管理机构中,数字档案在馆藏档案总量中所占比重较过去呈现持续的增长,如何对数字档案进行科学有效的管理成为档案学界研究的新热点。
  数字档案是档案资源的重要组成部分,与传统档案相比具有虚拟性、网络性等特点。数字档案管理使传统的档案管理工作面临迫切的变革需求。一方面,新的管理对象对传统档案管理方法提出挑战。数字档案与传统档案在内容、载体和流转形式等方面存在巨大差异。为传统档案“量体裁衣”所设计的管理方法难以适应新管理对象的特点:在特定的时间节点对数字档案进行线性管理,严重影响了管理效率;依靠“表单式,管理来追踪档案管理状态、明确档案管理权责的方式也无法对数字环境下的档案安全提供有效保障。另一方面,新的管理对象要求档案工作技术必须作出改革。档案工作技术要从传统的手工、半自动化向自动化、信息化、网络化转变。只有适应数字档案的特点、运用恰当的技术手段进行管理才能更好地满足社会对数字档案的需求。
  目前,单靠技术改进无法有效解决数字档案管理中存在的问题,最佳方案是进行革命性的管理流程再造。流程管理和流程再造起源于管理学领域,最初应用于企业的经营管理当中。但随着其理论和技术方法的发展成熟,越来越多的组织机构都通过流程重组或再造来改变业务处理方式从而提高组织效率或是解决面临的管理问题。档案机构中数字档案管理所面临的问题,也可以通过对数字档案管理流程的重新设计和实施得到解决。
  本文从数字档案的定义、组成及特点等基本概念着手,注重研究数字档案管理的流程。通过对已有文献的研究,并结合国家和行业的相关档案管理标准,联系数字档案的实际管理工作,对目前数字档案管理流程中存在的问题进行分析、归纳;最后运用流程管理理论、流程再造方法,按照流程再造的核心步骤对数字档案管理流程进行再造,以提高数字档案管理的质量与效率。

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